Un CMS (Content Management System), o sistema de gestión de contenidos, es una herramienta que permite crear, editar, organizar y publicar contenidos en una página web sin tener que programar cada cambio desde cero. Dicho de forma sencilla: es el sistema que hay detrás de muchas webs y que permite gestionar textos, imágenes, páginas, noticias, productos o usuarios desde un panel de administración.

Por ejemplo, en una web desarrollada con WordPress puedes acceder a una zona privada, modificar el texto de una página, subir una imagen o publicar una noticia sin tocar directamente el código HTML. El CMS se encarga de almacenar esa información y mostrarla después en la web siguiendo el diseño y la estructura definidos.

Esta separación entre contenido, diseño y programación es una de las razones por las que los CMS se han convertido en una pieza fundamental en el desarrollo web.

¿Para qué sirve un CMS?

El objetivo principal de un CMS es facilitar la gestión de una página web.

Antes de la popularización de este tipo de herramientas, realizar incluso un cambio sencillo podía implicar editar archivos HTML, modificar código y volver a subirlos al servidor.

Con un CMS, gran parte de ese trabajo se realiza desde una interfaz de administración.

Un usuario puede, dependiendo de la configuración de la web:

  • crear nuevas páginas
  • modificar textos existentes
  • subir imágenes y documentos
  • publicar noticias o artículos
  • gestionar categorías
  • crear usuarios
  • administrar productos
  • modificar menús
  • gestionar formularios
  • configurar determinados elementos de la web.

Esto no significa que utilizar un CMS elimine la necesidad de desarrollo web. El CMS proporciona una base sobre la que construir, pero el diseño, la arquitectura de información, las funcionalidades, las integraciones y la programación siguen dependiendo de cómo se haya planteado el proyecto.

En nuestro caso, por ejemplo, utilizamos principalmente WordPress en muchos de nuestros proyectos de diseño y desarrollo web porque permite combinar desarrollo a medida con una gestión posterior relativamente sencilla por parte del cliente.

¿Cómo funciona un CMS?

Aunque existen muchas tecnologías diferentes, el funcionamiento básico de un CMS puede entenderse mediante cuatro componentes.

1. El panel de administración

Es la parte privada desde la que se gestiona la web.

Normalmente requiere un usuario y una contraseña y permite acceder a diferentes herramientas según los permisos asignados.

Un editor puede tener permiso para modificar contenidos mientras que un administrador puede acceder además a configuraciones, usuarios, extensiones o aspectos técnicos.

2. La base de datos

La mayoría de CMS almacenan gran parte de la información en una base de datos.

Cuando escribimos un artículo, por ejemplo, el texto no tiene por qué quedar guardado dentro de una página HTML independiente. El CMS almacena el contenido y otros datos asociados, como el título, el autor, la fecha o la categoría.

3. Las plantillas o componentes de presentación

El CMS utiliza una serie de plantillas para decidir cómo debe mostrarse la información.

De esta forma, todos los artículos de un blog pueden compartir una misma estructura visual aunque su contenido sea completamente diferente.

Lo mismo ocurre con páginas, fichas de producto, categorías o perfiles de usuario.

4. El servidor web

Finalmente, todo el sistema necesita una infraestructura donde funcionar.

El servidor ejecuta la aplicación, se comunica con la base de datos y entrega al navegador las páginas solicitadas por el usuario.

Por eso una web no depende únicamente del CMS. También influyen la configuración del servidor, la versión de PHP o de otros lenguajes, la base de datos, el sistema de caché, el certificado HTTPS y otros componentes técnicos.

Tipos de CMS

No todos los CMS están pensados para el mismo tipo de proyecto.

Podemos clasificarlos de varias formas.

CMS generalistas

Son sistemas preparados para construir diferentes tipos de páginas web.

El ejemplo más conocido es WordPress.

Puede utilizarse para webs corporativas, medios de comunicación, blogs, portales, intranets, áreas privadas o incluso comercio electrónico mediante extensiones como WooCommerce.

Drupal y Joomla también pertenecen a esta categoría, aunque tienen filosofías y arquitecturas diferentes.

CMS para comercio electrónico

Están orientados específicamente a la gestión de tiendas online.

Además de gestionar páginas y contenidos, incorporan conceptos propios del comercio electrónico:

  • productos
  • precios
  • stock
  • pedidos
  • clientes
  • impuestos
  • métodos de pago
  • métodos de envío.

Prestashop y Adobe Commerce —anteriormente Magento— son ejemplos de este tipo de plataformas.

También existen soluciones alojadas como Shopify, donde gran parte de la infraestructura técnica forma parte del propio servicio.

CMS headless

En un CMS tradicional, la herramienta que gestiona el contenido y la que genera la web suelen estar estrechamente relacionadas.

Un CMS headless separa ambas partes.

El CMS se encarga de almacenar y administrar los contenidos, pero estos se entregan mediante una API a otra aplicación encargada de mostrarlos.

Esto permite que un mismo contenido pueda utilizarse, por ejemplo, en:

  • una página web;
  • una aplicación móvil;
  • una pantalla interactiva;
  • una aplicación interna;
  • otros servicios digitales.

Contentful, Strapi o Sanity son algunos ejemplos.

Es una arquitectura especialmente útil en determinados proyectos complejos, aunque también implica mayores requisitos técnicos.

CMS propietarios

Un CMS propietario es una plataforma desarrollada por una empresa para sus propios clientes o para un contexto concreto.

Puede estar perfectamente adaptado a determinados procesos, pero su principal inconveniente es que el cliente suele depender en mayor medida del proveedor que lo ha desarrollado.

Antes de adoptar uno conviene analizar cuestiones como:

  • quién es propietario del código;
  • si los contenidos pueden exportarse;
  • qué ocurre si cambia el proveedor;
  • qué posibilidades de integración existen;
  • cuánto cuesta evolucionar la plataforma.

Algunos ejemplos de CMS

Existen cientos de sistemas de gestión de contenidos. Estos son algunos de los más conocidos.

WordPress

WordPress nació originalmente como una plataforma de publicación de blogs, pero con el tiempo evolucionó hasta convertirse en un CMS capaz de gestionar proyectos mucho más amplios.

Una de sus principales características es su ecosistema de temas, plugins, desarrolladores e integraciones.

Eso permite construir desde una página corporativa relativamente sencilla hasta plataformas con funcionalidades considerablemente más complejas.

No obstante, disponer de miles de extensiones no significa que sea recomendable instalar muchas. Una instalación bien construida suele intentar reducir dependencias innecesarias y utilizar plugins mantenidos, fiables y realmente necesarios.

Drupal

Drupal es un CMS especialmente potente en proyectos donde la estructura de contenidos, los permisos o determinadas arquitecturas necesitan un alto nivel de personalización.

Puede ser una buena elección para portales institucionales y plataformas complejas, aunque normalmente requiere mayores conocimientos técnicos que otras soluciones.

Joomla

Joomla fue durante años una de las principales alternativas a WordPress y Drupal.

Continúa siendo un CMS válido, aunque actualmente tiene un ecosistema y una presencia más reducidos que WordPress.

Prestashop

Prestashop está diseñado específicamente para comercio electrónico.

Permite gestionar catálogos, pedidos, clientes, promociones, impuestos y otras necesidades propias de una tienda online.

Adobe Commerce

Adobe Commerce, anteriormente conocido como Magento, está orientado especialmente a proyectos de comercio electrónico con requisitos elevados.

Su potencia también implica una infraestructura y un mantenimiento técnico más exigentes.

Shopify

Shopify sigue un modelo diferente.

Es una plataforma de comercio electrónico como servicio. El cliente paga una cuota y utiliza una infraestructura gestionada por Shopify.

Esto simplifica determinadas tareas técnicas, aunque también implica trabajar dentro de las posibilidades, condiciones y costes de una plataforma externa.

¿Qué ventajas tiene utilizar un CMS?

Un CMS ofrece varias ventajas importantes frente a desarrollar y gestionar cada contenido manualmente.

Permite separar contenido y programación

Una de las principales ventajas es que las personas responsables del contenido no necesitan modificar código cada vez que quieren actualizar un texto o una imagen.

Esto agiliza enormemente el trabajo cotidiano.

Facilita mantener una estructura coherente

Las plantillas permiten que cientos o miles de contenidos compartan una misma estructura.

Si queremos modificar determinados elementos comunes, podemos hacerlo sin tener que editar manualmente cada página.

Permite trabajar con diferentes usuarios

Los CMS suelen disponer de sistemas de permisos.

Así podemos definir quién puede publicar, editar, administrar usuarios o modificar configuraciones.

Esto es especialmente útil cuando varias personas o departamentos intervienen en una misma web.

Facilita el crecimiento de una web

Una web puede empezar con veinte páginas y acabar teniendo cientos o miles.

Un CMS permite organizar ese crecimiento mediante páginas, categorías, etiquetas, tipos de contenido, taxonomías y otras estructuras.

Facilita las integraciones

Muchos CMS pueden conectarse con servicios externos mediante plugins, módulos o APIs.

Por ejemplo:

  • sistemas de newsletter
  • CRM
  • plataformas de pago
  • herramientas analíticas
  • sistemas de reservas
  • aplicaciones internas
  • servicios de autenticación.

En proyectos profesionales, lo importante no es únicamente instalar herramientas, sino diseñar correctamente cómo deben relacionarse entre ellas.

¿Qué inconvenientes tiene utilizar un CMS?

Un CMS también introduce determinadas responsabilidades.

Necesita mantenimiento

Una web con CMS no debería considerarse un producto que se publica y se abandona.

El propio CMS, sus extensiones y los componentes del servidor evolucionan constantemente.

Por eso conviene disponer de un procedimiento para aplicar actualizaciones, comprobar compatibilidades, realizar copias de seguridad y resolver incidencias.

En Departamento de Internet ofrecemos precisamente servicios de alojamiento y mantenimiento web para proyectos que necesitan mantener controlada esta parte técnica: servidor, actualizaciones, copias de seguridad, monitorización y seguridad.

Puede acumular complejidad

Un CMS permite añadir funcionalidades fácilmente, pero esto también puede convertirse en un problema.

Instalar plugins o módulos indiscriminadamente puede provocar:

  • incompatibilidades
  • problemas de rendimiento
  • dependencias difíciles de mantener
  • errores después de una actualización
  • superficies adicionales de ataque.

Por eso la arquitectura inicial sigue siendo importante.

No todas las necesidades se resuelven instalando un plugin

Existe la idea de que utilizar un CMS significa poder construir cualquier cosa sin programación.

No es así.

Para proyectos sencillos puede bastar con funcionalidades existentes, pero a medida que aparecen integraciones, procesos específicos o reglas de negocio suele ser necesario desarrollar soluciones a medida.

CMS y seguridad: ¿son seguros?

Un CMS puede ser seguro, pero ningún sistema conectado a Internet es seguro simplemente por instalarlo.

La seguridad depende de varios factores:

  • mantener el CMS actualizado
  • actualizar plugins y extensiones
  • utilizar contraseñas seguras
  • limitar permisos
  • proteger el servidor
  • realizar copias de seguridad
  • monitorizar actividad sospechosa
  • eliminar componentes que ya no se utilizan
  • utilizar software mantenido por sus desarrolladores.

En plataformas muy utilizadas, como WordPress, también existe un factor de escala: al haber muchísimas instalaciones, resulta un objetivo frecuente para ataques automatizados.

Esto no significa que WordPress sea inseguro por definición. Significa que una instalación abandonada, con componentes antiguos o vulnerabilidades sin corregir puede acabar comprometida.

Una infección puede manifestarse de distintas maneras: redirecciones inesperadas, archivos modificados, creación de usuarios, spam, contenido oculto, páginas fraudulentas o código malicioso.

Cuando una instalación WordPress ya ha sido comprometida, no basta con borrar el archivo que aparentemente contiene el malware. Hay que localizar el origen del problema, revisar la instalación y corregir las vulnerabilidades que permitieron la entrada. Para estos casos hemos creado WP Seguridad, un servicio especializado en recuperación y protección de instalaciones WordPress infectadas.

¿Un CMS elimina la necesidad de un programador?

No.

Lo que hace es permitir que muchas tareas de gestión diaria puedan realizarse sin depender de un programador.

Son dos cuestiones diferentes.

Una vez desarrollada correctamente la web, el cliente debería poder modificar contenidos habituales sin tener que pedir un cambio técnico constantemente.

Pero siguen existiendo tareas que requieren conocimientos especializados:

  • crear nuevas funcionalidades;
  • modificar la arquitectura;
  • integrar servicios externos;
  • optimizar rendimiento;
  • resolver errores;
  • realizar migraciones;
  • trabajar la seguridad;
  • actualizar componentes delicados;
  • modificar plantillas;
  • desarrollar aplicaciones específicas.

Precisamente una de las decisiones importantes al plantear un proyecto de desarrollo web es determinar qué debe poder gestionar directamente el cliente y qué partes requieren desarrollo o mantenimiento técnico.

CMS propio o CMS open source

Otra decisión habitual es elegir entre utilizar una plataforma existente o desarrollar un sistema propio.

Un CMS open source como WordPress, Drupal o Prestashop permite aprovechar una plataforma que ya dispone de muchas funcionalidades resueltas.

Esto puede reducir considerablemente el tiempo y el coste de determinados proyectos.

Un desarrollo completamente propio puede tener sentido cuando las necesidades son muy específicas y un CMS existente obligaría a realizar demasiadas adaptaciones.

La pregunta correcta no debería ser simplemente:

¿Qué tecnología es mejor?

Sino:

¿Qué solución encaja mejor con las necesidades del proyecto y con su evolución futura?

Hay proyectos donde WordPress es una solución excelente y otros donde utilizarlo no aportaría ninguna ventaja.

La tecnología debería ser consecuencia de las necesidades, no el punto de partida.

¿Cómo elegir un CMS?

Antes de escoger una plataforma conviene responder algunas preguntas.

¿Quién gestionará la web?

No es lo mismo una web administrada por una única persona que una plataforma donde trabajan decenas de editores con permisos diferentes.

¿Qué tipo de contenido tendrá?

Páginas, noticias, productos, cursos, documentación, usuarios, eventos o contenidos estructurados pueden requerir modelos muy diferentes.

¿Qué funcionalidades necesita?

Hay que identificar desde el principio integraciones, formularios, áreas privadas, pagos, automatizaciones o procesos específicos.

¿Qué crecimiento se espera?

Conviene pensar no solo en las necesidades actuales, sino también en las previsibles durante los próximos años.

¿Quién se encargará del mantenimiento?

Cualquier plataforma necesita algún tipo de mantenimiento.

También conviene valorar quién será responsable de las actualizaciones, copias de seguridad, servidor y resolución de incidencias.

¿Qué grado de independencia necesita la organización?

Una plataforma debería permitir que el propietario del proyecto tenga acceso a sus contenidos, datos y sistemas.

La dependencia tecnológica de un proveedor es un aspecto que merece analizarse antes de iniciar el desarrollo.

Entonces, ¿cuál es el mejor CMS?

No existe un CMS que sea el mejor para todos los proyectos.

WordPress puede ser una excelente elección para una web corporativa y una mala elección para determinada aplicación empresarial. Prestashop puede encajar perfectamente en un comercio electrónico y ser completamente innecesario para una web informativa.

La elección depende de factores como:

  • necesidades funcionales
  • facilidad de gestión
  • presupuesto
  • escalabilidad
  • mantenimiento
  • seguridad
  • integraciones
  • conocimientos del equipo
  • independencia respecto al proveedor.

Lo importante es entender el CMS como lo que realmente es: una herramienta para gestionar contenidos y construir servicios digitales sobre una base organizada.

Para el usuario que administra una web, su principal ventaja es poder trabajar con contenidos sin tener que programar cada modificación. Para quien desarrolla el proyecto, el reto consiste en escoger y configurar correctamente esa herramienta para que sea mantenible, segura y capaz de evolucionar durante años.